案例：本地政府为了给退休干部创造一个良好的休闲娱乐环境，拟扩建老年活动中心，需拆除座落在本市环山路处于老年活动中心大门边的一处房产。该房产产权登记在胡某名下，胡某已亡故。胡蒋氏有六个子女，也均已亡故，其孙儿辈子女有数人，主要集中在绍兴、上海两处。上述房子由绍兴的几房人在使用管理。因胡某后人难以达成一致意见，应退休管理处申请，根据使用管理人的意见，对上述房产的现状进行了证据保全。
前期介入：由于工程的紧迫性及和谐社会的大背景，主管部门原意由胡某后人继承后，再进行拆迁安置。由于牵涉的人数众多，多人很难达成一致意见，故想在政府引导下，促成胡某后人形成一致意见。在房产使用管理人的请求下，有关负责人准备前往上海，去征求上海三房人的意见。由于可能会产生继承公证及需解释有关继承方面的法律问题，相关部门要求我们公证处提前介入。需不需要派人前往，我们处领导也进行了分析研究。一种意见认为公证是一种应当事人的申请才能启动的程序，没有当事人的申请，我们公证处不宜介入；还有一种意见认为，我们公证处是司法体系中的组成部份，具有“预防纠纷，减少诉讼”的职能，具有一定的公权力在内，可以参与协调。处领导后来在主要考虑了本案可能产生继承公证，并且该继承涉及的继承人众多，我们公证处有必要提前介入，向有关人员解释继承的法律问题、申请继承公证需要准备的有关材料及如何办理继承公证或放弃继承公证。去年某天，我们公证处派人随同绍兴的部份使用管理人、主管部门的负责人前往上海，在召齐上海三房胡某后人后，进行了沟通协调。由于上海方部份人员向拆迁方提出了较高的安置要求，此次协调没有达到预期的效果。
证据保全：上海回来后，拆迁方又与上述房产在绍兴的使用管理人进行多次协调，终使他们接受了安置方案，于是拆迁方向我们公证申请房屋现状证据保全公证。该房屋按老证上记载，才四间平屋，应该说结构上并不复杂。但由于有多房使用人在使用，经多处演变，已各自对房屋进行了分割，现又要求按使用的面积分别进行证据保全。如何根据使用管理人的要求清晰地反映房屋的使用现状，成为承办公证员需要考虑的主要问题。由于房屋现状证据保全公证大多采用拍照的方式，该公证又有可能在多年后还需使用，如何确定照片的方位也是承办公证员需要考虑的问题。难点在于根据使用管理人的要求，上述房屋被分割成了各个小块，有些小块又不是独立的房屋结构，且有些小块分散各处，但需合并描述，因而很难用文字方式来描述。公证员经过认真考虑，决定用示意图与照片结合的方式来描述。首先，我们制作一张房屋结构示意图，并对上述房屋（包括前后方位、整体、各个局部）进行了拍照，共取得了四十多张照片，打印后在每张照片上按结构示意图注明其所在的位置；其次，又制作多份示意图，并在每张图上标明某个使用人的使用部份，具体是在该部份打上阴影，找出该部份的照片与示意图共同作为公证书的附件，并在公证书中注明：该拟拆除的部份房屋具体方位详见附图阴影部分。
感悟：1.我们公证处是司法体系的重要组成部份，具有“预防纠纷，减少诉讼”的职能，该职能不仅体现在我们办证过程中，还可以体现在某些沟通协调过程中。坚持“公平、公正”的原则前提下，公证人员对协调双方更具有亲和力。虽然本次前期介入并没有取得有关部门预期的效果，但在协调过程中，公证员向对方释明了有关继承方面的利害关系，并就对方争议的焦点进行了解释，相信能为事后继承的解决起到很好的推动作用。2．在公证实践过程中，时常会遇到当事人各种各样的需求，如何既能不违背政策法规，又解决当事人的实际需求，有时需要我们公证员发挥较大的智慧。通过方式和方法的创新，努力解决公证中碰到的实际问题。