浙江省绍兴市国信公证处 陈叶飞

引言

为招标投标活动提供法律服务和法律保障，促进招标投标制度的发展，是招标公证的根本目的，也是招标公证的基本作用。但实践中因多方面的因素，束缚公证在招投标中充分发挥作用。本文以我参加的“绍兴市内河环城河水环境整治工程一标——罗门江畅流工程（土建部分）的开标”为案例说起，讲讲本人在招投标公证中的一点体会。

案情简介

申请人绍兴市水城内河管理有限公司要求我处对其招标的“绍兴市内河环城河水环境整治工程一标——罗门江畅流工程（土建部分）”的开标项目进行现场监督公证，本招投标项目定于二〇一一年十月十九日下午二点三十分在绍兴市公共资源交易中心四楼402开标室举行开标会议。

二〇一一年十一月十八日本项目的招标代理机构向我处提交了《公证申请表》、《委托书》、《招标文件》等公证申请材料。

二〇一一年十月十九日下午，本人和本处公证人员提前到达开标现，取得本招投标项目的公证申请材料后，翻阅了《招标文件》，并有选择的仔细审阅了《招标文件》，但发现《招标文件》有好几处填空都未填写或填写不完整。

下午二点三十分本项目的开标会议准时在绍兴市公共资源交易中心举行，开标会议在评分分数出来之前还算正常，但在评分结果出来后，出现了第一名、第二名技术分和商务分相加后得分相同的情况，而招标文件对此情形并没有预先规定明确的处理方法，最后经公共资源交易中心的工作人员、招投标办公室工作人员统一意见，争得投标人的一致同意后，在本处公证人员的监督下，由业主代表抽签决定了第一中标候选人和第二标候选人。

案例简析

通过上述案例和平常开标过程中出现的一些问题，我今天所要说三个问题：一是公证申请材料的提交；二是招标代理机构制作与填写《招标文件》；三是公证人员加强对公证申请材料的审查：

一、应及时提交招标现场监督公证的申请材料

在现有的招投标现场监督公证的操作模式中，公证申请材料的提交，往往都是由代理机构代为提交的，而从上述案例中我们不难看出，招标代理机构到开标前的最后一天才将公证申请材料提交给公证处，而且目前这种做法还是各招标代理机构的普遍做法，更有甚者第二天早上就要开的标，公证申请材料却要到前一天傍晚快下班的时候才提交给我处公证窗口，在这样情况下，具体负责开标的公证员，往往要到开标前几分钟才能看到公证申请材料，公证人员根本没有足够的时间去审阅公证申请材料，其中最后重要的是《招标文件》的审查，即使在翻阅《招标文件》的过程中发现了问题，也已丧失了补正的机会，本案就是最好的例证。

而对招标投标公证的申请期限和材料提交也并不是没有法规予以规定，根据《招标投标公证程序细则》第七条规定，符合下列条件的申请，公证处予以受理：（一）招标投标公证申请由招标方提出。委托招标的，由受托招标方提出；（二）申请公证的事项系建设工程、申请进口机电设备、水运工程施工、建设工程设备招标投标公证；（三）申请公证事项属于本公证处管辖；（四）以下材料基本齐全：A.法人资格证明和法定代表人身份证明及本人身份证件，代为申请的，应提交授权委托书和本人的身份证件；B.受委托招标的，应提交委托书和具有承办招标事项资格的证明；C.有关主管部门对招标项目、招标活动的批准文件；D.公证人员认为应当提交的其他有关材料。受理或不受理的决定，一般应在上述所列材料基本齐全后的七日内作出。从这一条我们不难看出，代理机构应当至少在开标会议七天前就应对需要公证的招标项目向公证处提出申请并提交申请材料，当然现实中，我们公证处鉴于提高公证服务的理念，在不违反法律、法规的前提下，尽我们公证最大的努力，要求代理机构在能在开标前三天提交公证申请材料，在特殊情况放宽到开标前一天提交公证申请材料,但这一点现在做起来也好像很难。鉴于上述情况本人建议各监管单位加大对代理机构的监督管理,督促代理机构及时履行应尽的职责，及时向公证处提交公证申请材料，让公证处机构能更好的为招标提供服务与保障。

二、规范招标代理机构制作与填写《招标文件》

近年来针对招标文件的规范制作各监管单位已作了不少的努力,对招标文件制作了统一的规范格式，但现实中，代理机构提交的《招标文件》并没有严格的按照规范文件来执行，往往有制作不规范或《招标文件》的内容填写不完整的情形出现，而这些看似细小问题，却存在可能引起投诉，甚至群体事件的严重后果。

如本案中出现的投标人前二名分数相同的情形在开标时实践中是比较出常见的情形之一，也是招标中最容产生投诉等事件的情形之一，在《招标文件》文件的制作时应引起足够的重视与预见，并在《招标文件》中予以事先规定处理方法，但本案《招标文件》却没有作出规定，导致本案前二名的投标人总分相同时，不知道如何处理，使招标程序陷入疆局状态，使参加开标的各个监管单位陷入很被动的局面，因此而引起投诉的先例也屡见不鲜。本案中，虽然经公共资源交易中心的工作人员、招投标办公室工作人员统一意见后，取得前二名的投标代理人的口头同意后，由业主代表抽签决定了第一中标候选人和第二标候选人，所幸下浮率较大的投标人被抽中为第一中标候选人。但在此过程中，在公共资源交易中心的工作人员、招投标办公室工作人员统一意见后，本是要求前二名的投标代理人的出具书面同意文件，但二位投标代理人都以可能不利于已方，如果签了书面同意文件不好向企业交代为由只愿意作口头同意，在此情况下，如果本案的抽签是由下浮率较小的投标人为第一中标候选人，结果可能会很糟。

此外，在《招标文件》填写方面也要予以规范，有代理机构提供的《招标文件》有很多的空白没有填写或填写内容不完整，如在本项目的《招标文件》的投标截止时间栏中没有完整填写投标截止时间，在开标时间栏中又只记载了开标时间同投标截止时间，请问本次招标的投标截止时间和开标时间到底是什么时候？如果，招标代理机构给投标人的《招标文件》是这样，导致投标人未能按时参加招标会议，我想后果虽然不一定会糟，但一定不会是好的。

由鉴于上述事实和理由，本人觉得招标代理机规范制作与填写《招标文件》。

三、公证人员应加强对开标现场监督公证申请材料的审查。

虽然从现有开标现场监督公证申请材料提交的情况和条件看，公证人员对申请材料的审查有很大难度，但我们还是应该在可能的范围内加强对申请材料的审查。

首先，要审查申请材料中对招标投标与公证有关的一些基本信息，如审查标书投标的截止时间、开标时间地点、招标文件规定的投标人资质要求、对投标人参与开标会议的人员资格要求，投标文件有那几部分组成部分、对无效标和废标规则如何规定、招标文件对投标人投标文件密封和标识的规定、算分方式等等；

其次，还应审查日常一些开标中经常出现的问题招标文件是否作出了明确的规定，如对开标候选人取几名的数目是否作了规定;对小数点保留位数是否作了规定；对出现前几名分数相同的情形如何来确定中标候选人等等。

在上述审查过程中发现了问题，如果对发现的问题当场可以指正的，应予以及时指正。如果对发现的问题已经无法即时纠正的，可以与公共资源交易中心、招投标办公室等人员进行协商，针对可能出现的问题预先准备处理方案。