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试论继承核实取证的困惑及对策
发布时间:2014-04-08 00:00

继承权公证,是公证处根据当事人的申请,依法证明当事人有继承死者遗留的个人合法财产权利的真实性、合法性的活动。继承权公证作为公民的一种重要民事活动,与人们的生产生活息息相关,如被继承人死亡,其生前遗留的存款、房产、车辆等遗产,要想取出或过户,都必须办理继承权公证。继承权公证作为一种确认当事人财产权的证明,是银行给付存款、房产过户、车辆过户的重要法律依据。正因为继承权公证对当事人的财产关系影响重大,公证处在办证时必须慎之又慎。

在办理继承权公证过程中,公证人员不仅要做到对当事人所提供证明材料的书面审查、详细询问及做好当事人的谈话记录,关键在于做好认真细致的调查核实。而在办理继承权公证的过程中最难以核实的就是被继承人的亲属关系问题。亲属关系又是确定继承人范围的关键所在,是在办理继承权公证中所必须核实的重中之重。本文简要地概括了实践中核实亲属关系时主要碰到的困惑以及相应的对策。

一、继承权公证核实取证主要存在的困惑

(一)“调查权”不明成公证机构软肋

按照《公证法》规定,公证员只有核实权,没有明确的调查权,很多需要前往有关部门进行核实的往往得不到配合和支持。虽然按照《公证法》的规定,在赋予公证机构核实权的同时,也相应地规定了有关单位或个人依法予以协助的义务,所谓“依法予以协助”是指依照本法以及其他法律、法规的规定进行协助,配合公证机构核实相应的证明材料,而对不协助的后果则只字不提。因此,公证核实实践中,其他个人、部门不配合、不支持的情况不断发生,经常会出现公证核实人员到有关单位去核实证明材料遭到拒绝的现象。在部门法规规章越来越多的今天,单凭《公证法》、《公证程序规则》的有关规定是难以顺利开展公证调查核实工作的。因为公证机构不是国家机关,而《公证法》授予的也仅仅是核实权。

(二)虚假证明让公证处防不胜防

继承公证中的很多亲属关系证明一般是由基层组织出具的,该类证明的可信度低,直接采用风险极高。原因有二:第一,此类证明往往是单位出具或是居委会、村委会出具,目前此类单位对辖区居民情况的掌握程度很低,大多是在不了解案情的情况下出具证明,有的干脆先把证明写好,找熟人直接盖个章。有的用人单位未建立完整的人事档案或是根本无人事档案,出具证明只是碍于同事面子亦或是走走形式罢了。第二,为确保亲属关系证明的权威性、可靠性,公证处都会要求申请人到辖区派出所出具证明。目前,派出所一般不愿为申请人出具此类证明,加之该证明要求将死者上下三代人的情况都注明,派出所档案并不完整,有的时间久远如在解放前的生存情况,派出所根本没有记录,当然有理由加以拒绝。如此,使当事人陷入两难的局面,被迫造假。如今年4月份,我处在受理一起房产继承案中,村委会证明被继承人只有四个儿子,但公证人员去当地核实时,发现被继承人还有个女儿一直生活在杭州,仅仅因为这个女儿嫌来绍兴麻烦,又向村委会表示放弃继承,则村委会就为其出具了虚假证明。

(三)外地证明材料核实有难度

在办理继承权公证时,公证处也会遇到这类继承公证:被继承人为外地户籍或者被继承人生前单位在外地的,其人事档案在外地的,而因有房产在绍兴,根据相关法律规定,遗产为不动产的继承权公证,由不动产所在地公证处管辖。在电话咨询本公证处后,申请人往往会带来一堆外地单位出具的证明材料申请办理继承权公证。而此类证明材料都须向出具单位进行核实,对于外地单位出具的证明材料,公证处都须谨慎处之,并不是其证明的可信度不高,而是有可能出现个别当事人私自篡改单位出具的证明。所以,公证人员应认真履行审查核实的职责,以免引起错证。中央电视台一套《今日说法》节目就有披露过某公证处办理的一起继承权公证错案,起因固然是当事人在单位出具的证明后私自加上其公公、婆婆已去世的字样,篡改了单位证明,但公证处没有认真履行审查核实的职责,也是引起错证的原因之一。对此,我们要引以为鉴。

(四)证明材料不足且无处核实

某些当事人申请办理继承权公证只能向公证处提供部分证据,这些证据又不能充分证明所有第一顺序继承人的情况,而此时,公证人员去进行核实取证工作过程中必有一定的难度。例如:有些基层组织单位明知内情,知情不证的;调查单位机构撤并,查找不到原单位和证人;或者因保管不善,当事人的人事档案遗失等。这这种没有充分调查材料为依据的继承权公证很难保证其在事实上的真实,在法律上的合法,难以达到公证“保护公共财产,保护公民身份上、财产上的权利和合法权益”的目的。在此情况下,公证处无法继续核实取证工作,对当事人申办的继承权公证仅依据部分证据自然无法出具公证书。

二、继承权公证核实取证的几点对策

鉴于以上出现的阻碍及存在的困惑,公证处更有必要认真细致地核实取证,公证核实是提高公证质量、树立公证品牌、塑造公证形象、确保公证公信力不可或缺的重要手段和必要程序。笔者通过这段日子的核实取证,提出以下四点对策:

(一)分析个案,明确核实取证方向

公证人员在每受理一个继承权公证后,都须仔细分析个案的情况,罗列被继承人与继承人之间的亲属关系,认真翻阅当事人提交的每一份证据材料,分辨其证据效力的强弱,同时也对每份材料的可靠性进行分析。一般而言,法院出具的生效文书、公证处出具的公证书、政府部门出具的证明材料等都具有较高的证据效力,公证处一般仅需对其进行形式审查。而当事人提交的其他证据材料,例如基层组织单位出具的亲属关系证明,该类证明往往是不了解情况、碍于人情而出具的,其可信度低,直接采用风险极高,公证人员都会去认真地核实。当然,在核实亲属关系的当事人选择上,公证人员一般考虑先核实被继承人的情况,如前往被继承人生前的单位去核实,或者核实被继承人的人事档案中记载的亲属关系材料。如此,公证处便能清楚地知道被继承人的父母、配偶、子女情况,若能详尽地掌握法定第一顺位继承人的信息,则后续的核实工作就变得简单明朗。

(二)认真的态度是成功的因素

每次核实前,应当先联系对方单位,通过电话交谈,告知对方我处人员前去的目的,同时获知对方单位的详细地址以及我处人员前往的合适时间。外出核实取证时,公证人员都应当穿工作服装,佩带公证处徽章,同时随身携带并出示工作证和公证处专用介绍信。在与对方单位工作人员交流时,从言语、行为上必须做到谦虚有礼,同时致上对于配合公证处核实工作的谢意。当然,公证人员亦可为对方解答一些困惑他们的公证问题,让他们多了解一些公证信息,促进公证处与各方的关系,以便今后的交流与合作。

(三)加强公证机构之间的协查合作

在日常公证实践中,很多涉及到需要核实外地机关或单位出具的亲属关系证明时,为求简便,公证处大多采用向有关机关或单位进行电话、发函等核实方法,此种核实,不仅程序繁琐,有的一时间还无法取得联系,而且其证明力也相对较弱。《公证程序规则》第二十六条规定:公证机构在审查中,对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料,按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的,应当进行核实,或者委托异地公证机构代为核实。有关单位或者个人应当依法予以协助。因此,为弥补去外地核实的不足,应当积极开展公证处之间的业务合作,加强委托调查核实工作。

(四)运用多种方式核实取证

由于某些历史原因或者人为因素,有的当事人无法提供一份完整的亲属关系材料,公证机构会建议当事人去拍摄几张被继承人的墓碑照片。当然,墓碑照片上的文字须能反映被继承人的配偶及全部子女信息,这也是一种亲属关系证明,可为公证处做参考,便于去核实取证。再者,公证人员前往基层组织单位核实取证时,一般还会去当地的老年人活动中心或者社区活动中心,向同村或同社区的老年人了解被继承人的亲属关系情况,或者寻访与被继承人年纪相仿了解情况的证人进行核实取证。另外,本公证处工作人员也会收集一些社会信息,如报纸上刊登的《讣告》亦可成为公证处核实亲属关系的一种方法,其往往会列明死者的配偶及子女情况,且具有一定的可信性,因此,《讣告》上列明的亲属关系情况可以当作一份亲属关系材料使用。当然,本处在办理继承权公证时,都会询问当事人是否有办理过相关的继承权公证,查阅原先的档案,寻找当事人之间的亲属关系,是一种简便快捷的核实方式。通过多种途径更加清楚地掌握被继承人及继承人的信息,防止错证、假证,更有效地保障当事人的权益。

公证核实是人与人之间平心静气地进行沟通交流,亦是对广大人民群众进行广泛的、有针对性的法律宣传,引导他们依法维护自己的合法权益,能够极大地减少社会生活中的不稳定因素,维护社会的长治久安。

随着我国社会主义法治观念的深入人心,公民法律意识普遍增强,继承权公证日趋重要和多样,作为公证人员只有在实践中不断探索,认真落实核实取证,提高对公证证据的认识,提高公证质量,减少错假证,才能满足广大民众公证的需求,为和谐社会建设作出应有的贡献。

(浙江省绍兴市国信公证处 胡陈栋)