证据,公证之基——公证证据收集与合法性审查


发布日期:2014-12-31 00:00  发布人:国信公证处

案例回顾:家住市区的女士婚后与配偶王某共同出资购入了一套房屋。今年王某因病去世,张某觉得一人住有些冷清不便,就想将上述房屋出卖后搬到女儿家住。于是张女士前往所在地房管所办理出卖手续,但被告知上述房产为她与丈夫的夫妻共有产需先办理了继承权公证方可办理买卖手续。得知此消息女士来到我处咨询办理继承房屋手续所需的材料。在我处公证人员的询问下,得知王某的父亲早在六七十年代就去世了,母亲钱某仍健在。女士与王某系原配夫妻共生育有一子一女。

根据上述情况我处公证人员告知了女士所需要提交的证据材料。像女士这样的继承权公证是我处最常见的继承公证案例。继承权公证是公证事项中最为繁琐,情况最为复杂,同时也是责任最大的公证事项。在面对继承权公证时需要我们公证人员非常认真仔细、细心询问当事人所有情况与细节,尽量做到一次性将所需证明材料告知当事人。因为每个当事人的家庭情况不尽相同,故在办理继承权公证时会碰到许多不同的情况,但所需证明材料大致都可分为三大类。一是死亡证明;二是亲属关系证明;三是所需继承的财产凭证。以上述案例为例,女士需要提交王某与王某父亲的死亡证明,王某的婚姻状况证明,王某与父母的亲属关系证明以及生育子女的情况证明,所需继承的房屋的房权证、土地证和契税证等。

有许多办理继承权公证或其他公证事项的当事人在听到了需要提交的证据后感到不解和疑惑,为何办理个公证需要如此繁琐的材料,要准备如此多的证明。难道一本户口簿就无法证明亲属关系?难道村委出具的死亡证明还不够证明此人的死亡?难道单单结婚证不能证明婚姻状况?去世四五十年的人还要怎么证明死亡?为何不能仅证明一下我的签字属实即可?是不是公证处为了推卸责任有意的刁难?是不是嫌弃标的值过小不愿受理?公证处当然不会推卸责任更不会刁难当事人,因为公证处是一个证明的机构,它不仅仅是证明当事人的行为还要证明行为的真实性与合法性。因孤证无法完整的反映出事实的全部故需要多份的证据来相互印证。这需要我们建立完善的公证证据规则,建立公证证据规则对公证人员规范执业、防范证据风险、确保公证质量、维护当事人的合法权益起到了重要的保障作用。

证据是公证的基础,公证的基本规律就是用已知的事实(证据材料)对未知事实(公证对象)的证明活动。因此公证证据的基本概念应当是:公证活动中,公证机构用已知的事实证明未知的事实,已知的事实就是公证证据。

我国虽没有制定专门的证据法,但我国的证据制度在三部诉讼法以及相关的司法解释中,通过各自所设“证据”的专章及其他规范,对司法实际中,什么可以作为证据,对案件事实的证明应达到什么程度,哪些人有责任向司法机关提供证据,司法机关收集和审查判断证据应遵循哪些原则、依照什么程序等作了明确规定,标志着我国证据制度不断完善。我国的证据制度的主要特点体现在五个方面:一是证据必须是能够证明案件真实情况的事实;二是必须查明案件的客观事实;三是司法机关必须客观全面收集证据;四是调查研究,重证据不轻信口供,严禁刑讯逼供;五是忠实于事实真相。第一点是对证据的要求,第二点是对证明对象、证明任务的要求,第三点主要是收集和提供证据的责任,第四、五点是收集、审查判断证据的原则。这五点是我国证据制度的基本构成要素,也反映了我国证据制度的基本特点。

我国公证证据规则完全是建立在我国证据制度基础之上的,其主要特征如下:(一)、客观性。公证证据的客观性是指公证机构所收集的证据必须是客观存在的事实,这是公证证据最本质的特征。(二)、关联性。公证证据的关联性是指公证机构所收集的证据是与所证明的对象有关联的事实。(三)、合法性。公证证据的合法性是指证据必须是来源和形式合法的事实。(四)、规范性。规范性是指法律对公证证据的立法规范,也可以说,规范性是我国公证立法对公证证据活动制定的证据规则。(五)、保障性。保障性是指公证证据能力的立法保障。

此外公证证据的种类是指根据事实的表现形式,在法律上对证据所进行的分类。根据《中华人民共和国民事诉讼法》、《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》、《公证程序规则》的有关规定,公证证据的种类涉及七个方面:当事人陈述、书证、证人证言、物证、视听资料、勘验笔录、鉴定结论。其中书证是在公证活动中最直接、最普遍、最广泛的一种证据,下面重点了解一下书证的相关收集与合法性审查。

书证是指以文字、符号、图画等记载的内容来证明公证事项的书面文件或其他物体。它在公证发生之前或者发生过程中形成的,是对某些事实的客观记载,并以其记载的内容来证明公证事项的真实性。书证经公证人员的审查确认其真实性后,便可作为审查判断公证事实的重要依据。书证的收集一般由当事人提交,如身份证、户口簿、死亡证明、派出所的户籍查档证明、单位出具的人事档案证明、房权证等。对于当事人提交的这些书证公证人员需要对其内容及印鉴进行审查、核实以确认其真实性与合法性。如对身份证进行验证、对出具的死亡证明需要派出所或街道、镇政府确认属实加盖印鉴,对于单位出具的人事档案实地到出具单位进行查询核实。

书证是查明案件事实的重要依据,在公证活动中占用的比例非常大,且一个单独的书证一般只能证明一个相对独立的事件,如果再有其他证据形式的出现,在公证活动中书证就不是唯一的公证证据,这就需要将书证与书证、书证与其他证据之间进行相互印证,以确认书证与书证、书证与其他证据之间的关联性和真实性。只有确认了书证的真实性,才可以作为公证的证据使用。

还有一种证据形式在继承权公证中也常会碰到,就是证人证言。由于各种原因,当事人自己无法提交被要求的书证等证明材料,就需要知晓该公证事项的有关情况且与该公证无利害关系的证人向公证人员作出陈述。以上述案例为例,被继承人王某的父亲早在六七十年代就病故,由于当时的户籍制度还不完善,派出所等机构无法出具其死亡证明,而在女士提交的各种证据上也没有直接的书证证明王某父亲的生存情况。对于上述情况,在结合各种证据材料的情况下,公证人员提出补充证人证言作为辅助证据。女士请来了王某的妹妹、弟媳及老邻居作为证人。公证人员对上述证人的身份进行了审查,在确认了证人身份并询问了证人及王某母亲钱某相关问题后,确认了王某父亲去世的事实及时间。由于证人证言受主客观因素的影响,对证人证言既不能盲目轻信,也不能一概否定。应当与本公证事项中收集到的其他证据进行相互印证,确认其真实性后,方可作为证据使用。

在继承权公证中,证人证言有两种,一种是当事人自己找来的证人,一种是公证人员在实地调查核实时找到的证人。对于第一种证人公证人员到仔细核实证人的身份,审查证人与该公证事项的厉害关系。对证人需要分开单独进行询问,制作笔录。在询问时可多问些问题,多观察证人的神态,以防止出现证人事先被买通或假人的情况。对于第二种证人,亦需要仔细核实证人的身份,判断是否具有做证的资格,对于证言中出现的与当事人提供的其他证据不一致的情况需格外注意,认真推敲核实。在外出核实证人证言时必须有2个公证人员在场,对核实过程以摄像拍照等方式留存,在核实笔录上由证人及公证人员签字确认。

收集完证据后就要进行证据的审查,公证证据的合法性审查,是指公证机构在公证活动过程中,依据相关法律、法规的规定,对收集到的与公证事项有关的证据材料,加以综合审查判断,以确认其证据能力是否合法有效的活动。对公证证据的合法性审查,是由其本质要求决定的。

(一)对公证证据进行合法性审查是公证本质属性的要求。《公证法》第二条规定:“公证时公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请,依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。”该规定体现了公证活动的五个最本质的法律特征:(1)公证主体。(2)、证明主体。(3)公证程序。(4)公证客体。(5)公证性质。这五个法律特征与证据能力形成了一种明显的对应关系。主要体现在三方面:一是公证主体与证据主体事实形成了明显的对应关系;二是公证程序与证据的程序法事实上形成明显的对应关系;三是公证客体与证据事实形成明显的对应关系。这种对应关系深刻揭示了公证证据在公证活动中的重压地位和作用。公证机构要完成对公证事项真实性、合法性的证明活动,就必须对公证事项的真实性、合法性予以证明或者确认。

(二)对公证证据进行合法性审查是程序法事实的要求。我国证据立法对证据能力作出的积极限制,也是证明主体在证据的收集过程中必须遵循的证据规则。程序法事实是实体法事实的主要保障,如果公证人员采用了法律禁止性规定的程序和方法收集证据,那么,这种证据就不具有证据能力。

(三)对公证证据进行合法性审查是实体法事实和证据事实的要求。从公证活动的性质看,实体法事实是当事人之间的权利义务关系赖以产生、变更和消灭是事实。公证活动以认定事实为基本内容。认定事实必须以证据为依据,而证据事实是否合法,直接关系到证据效力。证据的法律效力并不是证据本身的效力,而是产生于法律外加于证据之上的规定。证据只有得到法律上的承认,依法具备了可被容许和可被采集作为证据的资格,才能作为证据使用,产生证据的效力。因此,必须对赖以证明实体法事实的证据事实进行依法审查。运用相关的法律、法规以及规章,对公证证据事实进行依法审查,是确保公证证据作为认定案件事实的重要程序保障。

(周梦夏)