关键词：服务优先、预调查、主动出击、多元化交流、谦逊 、开拓证源  

引言：

曾有专家指出：“当今社会不存在所谓的服务业，所有企业和组织都在提供服务，不同的只是眼睛能看到和手能触摸到的商品数量的多少”。这句话放在当下的公证行业同样适用，公证机构作为国家法定的证明机构，其本质也是为要为社会大众提供公证服务。《公证法》规定公证机构的职责是依据当事人的申请为其办理公证，但很多情况下基于行业的专业性及信息的不对等，当事人对其需要办理何种公证、如何办理充满困惑，故需要公证人员主动出击，提前介入，替当事人出谋划策，这样才能更好的为其提供专业完善的公证服务。

进入公证行业已有五年，本人经历了从被动办证到主动服务的行业变革，于自身出发也是感慨颇多，以下就以个人经历的些许案例来谈谈关于主动出击、服务优先的办证思路。

案例一：

今年上半年某日，一位女当事人A急匆匆的来到我处办证大厅，开头第一句话就是“我要办公证，很急！”，当事人急切的心情致使其有点语无伦次，待当事人平复心情后，我让当事人将事情的来龙去脉讲述清楚，情况大致如下： A欲出售登记在其名下在本市的一处房产（2010年购入），且已经找好了买家，双方在签订了初步的买卖意向协议后便去本市不动产管理中心办理上述房产的过户手续，但不动产管理中心工作人员告知A要其丈夫到场，但A的丈夫B已于2012年死亡，继而不动产管理中心工作人员告知A要先办理公证，由于之前签订的买卖协议约定的过户时间有限， 故A马不停蹄的跑来我处咨询，在我的提示下，A讲述了其丈夫B的基本情况，B的父母均于早年先于B死亡， 但B有两次婚史，与A结婚前还有一任妻子，其前妻已于早年因车祸死亡，丧妻后B于2008年与A结婚，而A之前并无其他婚史或子女，B与前妻生有一子C，B与A也生有一子D(未成年)，A、B和C虽然也一起生活过一段时间，但没多久C成年后便独立生活了，在B死亡后，A与C几乎没有任何联络。

很明显，根据当事人的叙述可以分析得知，因其的法律意识比较淡薄，一直认为房产登记在其名下的房产其一人便可出售，草草与买家签订了协议收取了定金，致使其必须在规定期限内办结过户手续，否则将构成违约。殊不知该房产系其与亡夫的夫妻共有产，需要先办理继承权公证确定继承人后才能出售，其更不会想到因其儿子D未成年，不能放弃继承权，办完继承权公证后，D也会拥有上述房产的一定份额，而要将D占一定份额的房产出售过户的话，按照相关规定，还需办理提存公证、保证书公证及二手房买卖正式合同的公证，办理上述公证除了要提供不少的证据材料外，整个流程耗时也会很长。在我将这一“残酷的现实”告诉当事人后，其稍微平复的情绪又来到了崩溃的边缘，其提出了三大难点：1、办理继承权公证需要的材料较多，需要跑的地点较多， A自己短期内收集完整的难度很大。2、A因已与C长期不联系，和C前期的沟通也需要不少时间且C未必一定会配合来办理相关手续。3、时间有限，A需要在短时间内办结多项公证，否则面临违约的风险。

针对A的情况，在与领导、同事商量后，我主动向A提出对策：第一，让A先向我处申办预调查的相关手续，这样我便可以预先开展调查程序，主动为A收集相关证据材料（必须A自己收集的除外）。第二，让A第一时间去和C沟通，促使其愿来办理相关手续，若C心存疑虑也可自行向我处咨询相关事宜，作为公证人员关键时刻我也可以为当事人提供调解服务。第三，为A开辟“绿色通道”，除预调查以外，建议当事人办完继承权公证后将领证的相关手续也委托我处公证人员代为办理，从未加快办理进程，且其前后期所需的多个公证事项也均由我来办理，避免转手他人带来的时间上的损失，尽量为其缩短整个办证流程所需的时间。A欣然接受了我的提议办理了预调查的相关手续并回去准备相关事宜，而我也按照约定开展了工作。

首先，就预调查这一步而言，《公证法》第二十九条规定：“公证机构对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料，按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的，应当进行核实，或者委托异地公证机构代为核实，有关单位或者个人应当依法予以协助”。这一条赋予了公证人员核实权，一般适用于受理之后的调查核实，但基于不少公证事项办理时间紧、所需材料多等情况，我处早已开展了预调查业务，即当事人有困难的，可以委托公证人员预先开展调查核实取证工作。继承权公证的调查核实一般是要核实被继承人的家庭情况，若A所言属实，本次继承权公证的核实重点为被继承人B的第一顺位继承人，即B的父母、配偶、子女，除必须由A自己提供的材料外，我需要去档案管理部门调查核实B的人事档案、婚姻档案，去B父母生前户籍所在村委调查B父母的情况并去相关派出所查阅户籍信息，去B生前户籍所在村委调查B的婚姻情况、子女情况并去相关派出所查阅户籍信息，共需要去六个部门。实际调查时，去档案管理部门调查相关材料比较顺利，但去村委和派出所调查所耗时间较长，这主要是因为上述两个村委及管辖其的派出所分别地处我市最北面和最南面，且去村委调查需要另一个同事和我一起前往。最终整个调查过程耗时三个工作日，调查核实的结果与当事人A之前所述无异。

其次，在我开展预调查的期间，A也收集齐了需要其提供的材料，同时联系到了其继子C，在经过初步的沟通后，C表示愿意协助办理相关事宜，但有些事情要先去了解考虑下，需要点时间，A按照我之前嘱咐，将我处的地址及我的联系方式告知了C，果不其然，C在不久后便来到了我处了解情况，并咨询了一些问题，在我向C作了相关解释后，C表示其回家再考虑一下，之后几天C也多次通过电话咨询有关问题，我也以此为契机多次告知C其继母需要快速办理相关公证的苦衷，最终，C同意尽快来协助A办理相关手续。于是，距A第一次来我处咨询一星期后，A和C来我处办理继承权公证、委托公证（代为领证）的相关手续，基于之前已经调查清楚B的相关家庭情况，受理后第二天，我处便出具了继承权公证书、委托公证书，我第一时间将相关公证书和产权证书交由代办领证的同事并告知其为急件，三个工作日后，同事便将新领出的产权证书转交给我。在我通知A的第二天，A和买方来我处办理了提存公证、保证书公证和房屋买卖合同公证，同样的，我处在受理后的第二天为其出具了相关公证书，拿到公证书的那一刻，A的喜悦之情溢于言表，多次向我表示感谢。至此，整个公证工作才告一段落。《公证法》规定应当自受理公证申请之日起十五个工作日内向当事人出具公证书，但是，因不可抗力、补充证明材料或者需要核实有关情况的，所需时间不计算在期限内。但此次多个公证事项的所有程序耗时总和未超过十五个工作日，在彰显效率的同时充分体现了以人为本的公证服务理念。

案例二：

某日在办证大厅值班时接到一个咨询电话，该当事人李XX表示需要办理继承权公证，但其人在北方，故先通过电话来咨询所需的材料，其提到的被继承人系其的养父，要办理的遗产系座落于本市的房产，据其所述，其自幼被亲生父母遗弃，养父因家境贫寒一直未婚，没有子女，故机缘巧合在他三岁时收养了他，当初有正规的收养手续。养父对其视如己出，关怀备至，其长大成人后也对养父孝顺有加，养父死亡前几年在农村的老房被拆，相关部门在附近给他分配了一套安置房，眼看苦日子到头了，养父却在五十多岁时患病去世，之后李XX便去了北方工作并已定居北方，一去也已好几年。现在上述拆迁安置房要统一办理不动产权证书了，需要李XX先办理继承权公证，故其打电话来咨询。其还提到，养父的父母均于早年先于养父死亡，养父从小就没有兄弟姐妹。最后，因为当事人工作繁忙，提出是否能够尽量减少其往来本市的次数，最好能来一次就办结所有事情。

此次继承权公证虽然涉及到养子，但情况还算简单明了，基于当事人提出的希望“最多跑一次”的诉求，我建议当事人可以通过多元化的交流方式（电话、微信、照片、视频）与我沟通关于办理此次公证的相关手续及材料，同时由我们公证人员预先开展调查，替当事人收集可以由我们收集的材料。

具体到操作层面，基于被继承人户籍在农村且生前务农，调查核实的重点自然在其生前居住的农村，但首先还是要先去档案部门调查婚姻档案，令人意外的是，除了婚姻档案外，还在档案部门发现了被继承人当时办理收养登记时的相关手续，其中有部分材料载明被继承人因一直未婚无子女故欲收养。之后在村委会及被继承人的老邻居处核实得知：被继承人的父母均先于被继承人死亡，被继承人生前未婚、无子女亦无兄弟姐妹，也没有其他需要被继承人照顾的人，但被继承人有一养子，即养子李XX，且被继承人死亡前还年富力强，平时务农并有农保收入，生活上能自己照顾自己，没有其他对被继承人扶养较多的人。在管辖该村的派出所也核实到老户籍上登记着李XX系 被继承人的养子，且被继承人户内并无其他子女或妻子。最后为了尽量确保调查核实工作的到位，在该村村委会工作人员的带领下我找到了被继承人的墓碑，经过核对，墓碑所立已有较长时间，上面除刻着被继承人的名字外，只刻有“孝子：李XX”，从而进一步印证了之前调查核实的结果。

同时，当事人李XX也在微信上通过照片、视频的形式向我展示其收集到证明材料，比如其养父的死亡证明、收养证、房产证明、李XX的人事档案等，相关材料与李XX之前所述相符。最终一切准备就绪，李XX登上飞机在约定的时间来我处办理继承权公证，记得受理的当天，虽然是第一次正式见面，但我们却像相识已久，同时因李XX决定过段时间后再出售房产，故我还为其办理了邮寄送达公证书的相关手续，在出具公证书之后，通过邮寄的方式向其发送公证书。虽然我省提出“最多跑一次”改革，多个部门也在积极响应，我处也不例外，但当事人办理继承权公证此类较为复杂的公证事项也能做到“最多跑一次”，这诚然不易。

番外：

记得某次在村委的调查核实，调查完之后，该村的文书询问我是哪个公证处的，虽然一开始我便已经告知，且提交给其的介绍信上也有载明，但该文书好像还是不太确定，我一边笑着再次“自报家门”，一边想着不会要出什么幺蛾子吧，没想到该文书笑着说到：“你们公证处的小伙子办事认真，态度好呀，上次你们公证处的另一个小伙子也和你一样，你们不像有些部门的工作人员，一副官老爷的样子，颐指气使”。文书不经意的一段话让我感慨万千，我们公证人员本就不是行政人员，在行政机关都在倡导执政为民、服务优先的年代，我们更应以谦逊和善的态度处理与当事人、其他部门机构之间的关系，其次，调查核实本就是我们的本职工作，法律赋予我们核实的权利，便于我们到有关部门开展调查工作，但法律并未强制相关部门必须配合核实，只是要求其协助，而且有些部门机构工作人员本就工作繁忙，有时我们去调查核实也无意间增加了其的工作量，故我们本就应该怀着一颗感恩的心，态度谦虚、话语和善应该是我们对自身的最低要求。在我走之前，该文书特意留了我的联系方式，说是以后他们村有村民要办公证的话就来联系我，就像律师进村委一样，算是公证进村委了，不用再找其他公证处了，自那之后我也已经办理了好几件他们村村民申请的公证了。由此可见，谦逊、和善、认真、审慎的工作态度不仅能为当事人提供优质的公证服务，还能优化与相关部门的关系，甚至有利于开拓证源。

结语：

在“简政放权”的大潮中，公证这项前置预防纠纷程序被相关部门纷纷“下架”，如果没有法定业务，又失去政策“温床”，传统公证领域的空间势必所剩无几。与此同时，社会日益多元化，人们的公证法律需求也趋于复杂化、个性化，固步自封的行业都会因跟不上时代的脚步而遭淘汰。“万众创新、大众创业”的口号虽然提出已久，但社会各阶层的创新脚步从未停止，创新是时代大势，而就公证行业来说，除了开拓新的公证业务之外，改变传统公证事项的办理思维、办理方式也是势在必行，改被动受理为主动出击，这才是公证行业的大势。