刘时长. 湖南省娄底市湘中公证处副主任

在当今社会，证明是一种非常普遍的社会现象。然而，公证机构及其公证员行使司法证明权，行使专属的公证证明权，自有其非同一般的法律意义和现实价值。公证机构及其公证员以自己的专业知识向社会提供公证法律服务，其最终产品是一种特殊的承载着一种特殊的无形产品——公信力的有形产品——公证书。不管公证机构及其公证员是坚信自己是“法律王国的国王”，把法律法规作为唯一行动准则，也不管公证机构及其公证员是仰仗“内心心证”，严格按程序办事，但作为社会流通或社会受众直接使用的还是一样东西——公证文书。既然公信力是公证的灵魂，公证文书是公证活动及相关无形物——公信力的有形媒介和载体，就像钞票是货币的有形媒介和载体一样，不言而喻，作为形式之物的公证文书，其规范、统一有着多么重要的意义。尽管司法部及中国公证协会作了大量的工作，我国的公证事业取得了很大的成效，然而，笔者认为，亟待改进之处甚多，其中特别是公证文书格式的规范、统一需下大力气改进。笔者尝试对公证文书格式的形式要件作一番研究，诚抛砖引玉，希引起业内人士特别是业内决策高层的重视。
一、 总的看法及建议
公证文书如何制件，有哪些具体要求等，散见于司法部或中国公证协会的众多文件中，显得十分零乱。有些文件中要求这样，有些文件中要求那样，尽管根据“后法优于前法”的原理可由此及彼地作出该如何适用的推断，但对于绝大多数忙于办证事务的公证员来说，几乎就是一条不可逾越的鸿沟，导致的直接后果是，几乎每个公证处出具的公证文书各有各的版本，各有各的“特色”。笔者认为，司法部或中国公证协会必需出台一个总括性的全面、实用的文件——《公证文书格式标准》，以革全国公证文书不统一、不规范、不严谨之弊，树立起公证文书的权威。
二、 关于公证文书的类型、名称等的认定
根据《公证法》第11、12条，笔者认为，公证文书可分为以下几类。一类是为《公证法》第11条所涉的公证事项出具的公证书。该类又有两种情况，一是格式公证书，二是要素式公证书。格式公证书如果能拟一个言简意赅的标题名称且不算“公证书”三字不超过四个字时，可拟《××公证书》，否则一律用《公证书》作标题名称。要素式公证书则一律使用《公证书》作标题名称。至于《证明书》、《××证明书》，笔者认为甚为不妥，不严谨、不严肃、不整齐划一。全国的公证机构统一为××公证处，笔者认为，公证处出具的公证书也该统一称之为公证书或××公证书。证明是任何人、任何组织、任何单位都可出的，唯独公证书只有公证处一家。这是从另一个角度强化了公证处行使公证证明权的专属特性。再者，证明书与语言及文字使用习惯用法不符。
二类是为《公证法》第12条所涉的事务出具的公证文书。第12条中“（一）法律、行政法规规定由公证机构登记的事务”，笔者认为可冠名为《××登记证书》或《登记证书》。第12条中“（二）提存”，可统一冠名为《提存证书》。第12条中“（三）保管遗嘱、遗产或者其他与公证事项有关的财产、物品、文书”，可统一冠名为《保管证书》。第12条中“（五）提供公证法律咨询”，可统一名称为《法律意见书》。以上几类公证文书应与《公证书》一样，进行编号，以公证机构的名义并加盖公证员签名章出具。
三、 关于公证文书规范的几点具体建议
（一）公证文书封皮制件。
首先，笔者就《公证法》第12条所涉的公证文书谈点建议。《××登记证书》或《登记证书》、《提存证书》、《保管证书》，此三种公证文书可统一规范为小本子，即每一证书用一事先设计好的全国统一、规范的小本子来进行，可参照建设部所制的房产证，但需注意给公证员签名章留下空间。笔者的设想是，小本子宜用16K或略低于16K规格纸张制作，封皮用纸要精美，封皮上《××证书》居中顶页上边距3.5cm，使用小标宋体字。下部下方居中为公证处全称，使用2号宋体字，距下边缘3.5cm。在《××证书》与公证处全称之正中印制横竖跨度均为4.2cm的中国公证徽章或中国国徽。封皮上使用彩色，封皮底色为蓝色，徽章及文字均为红色。
其次，关于《公证法》第11条所涉公证事务所出具的公证书封皮的初步设想。无论是公证书的标题名称为《公证书》还是《××公证书》，笔者认为，封皮上还是统一上方居中距上边缘6.2cm处用老初宋体字印“公证书”三字，字间距为中空1字。下部下方居中距下边缘5.5cm处为2号宋体字的公证处全称，在“公证书”三字与公证处全称之正中印制横竖跨度均为4.6cm的中国公证徽章或中国国徽，徽章除涉外、涉港澳台的印成彩色的外，其他全印成黑白色。封面封底连成一页构成封皮，该封皮纸的幅面尺寸为430mm×303mm，白底，封底正中距下边缘3.5cm处印司法部或中国公证协会规定的每个公证处的代号和中华人民共和国司法部或中国公证协会监制字样。
（二）公证文书正文规范设想
1、正文页用纸一律采用A4纸。公证处所制作的公证书的纸张，笔者均主张一律使用司法部或中国公证协会制作的公证专用纸，只不过在涉外与非涉外的编号上略作区分。这样既可以为造假者增加造假成本，也可增强公证文书的公信力。
2、关于公证文书的标题名称字体。一律使用2号小标宋体字，居中，字间距为空1字。
3、关于公证文书编号。目前，有在编号中加省的简称的，也有不加的；有把“证”字放地名后的，也有放“字”字前；有用“第”字的，也有不用的；有在编号用的序数前加“0”或“00”等的；有分民、经的，有分内民、内经、外民、外经，也有什么都不分的；等等。总之，比较混乱。考究《国家行政机关公文格式》、《人民法院诉讼文书格式标准》等，以及从简便适用的角度出发，笔者认为，省的简称一律免去，建议编号一般用：（年份编码）+当地地名简称+公证处字号+内或外+民或经或其他字+第××号。其中“第××号”一律从“1”开始编，前不加什么“0”、“00”等。如湖南省娄底市湘中公证处某一国内民事公证就可能编号为：（2007）娄湘中证内民字第8号。考虑有的公证处字号较长，有的这个省的公证处字号与那个省的公证处字号相同（如“国信”），有的公证处某类业务较大等情形，建议司法部或中国公证协会出台一办法，对每个公证处规定常用编号格式，同时再列出几种可供选择的编号格式（如银行按揭贷款公证业务较多的，不妨列一专用编号，如：（2007）娄湘中证内经贷字第8号）。编号一律顶右对齐排列。编号上下均空一行。《××登记证书》或《登记证书》、《提存证书》、《保管证书》等的编号可参照执行。
4、关于公证文书字体。公证员培训通用教材——《公证员入门》中要求“证心中的证词页，使用3号宋体字打印” 与（88）司公字第106号文件规定使用“3号仿宋体字”矛盾，是为乱源之一。笔者认为，从编号开始至文末，笔者建议全部用3号仿宋体字。
5、关于申请人项。申请人项也比较混乱（直接反映在证词中的不论），特别是有二人以上时。各地公证处常用样式的有以下几种：

第1种样式：
申请人：×××，男，××××年××月××日出生，住址：××××××××××××××××××，公民身份号码：×××××××××。
×××，女，××××年××月××日出生，住址：××××××××××××××××××，公民身份号码：×××××××××。

第2种样式：
申请人：
×××，男，××××年××月××日出生，住址：××××××××××××××××××，公民身份号码：×××××××××。
×××，女，××××年××月××日出生，住址：××××××××××××××××××，公民身份号码：×××××××××。

第3种样式：
申请人：
×××，男，××××年××月××日出生，住址：××××××××××××××××××，公民身份号码：×××××××××。
×××，女，××××年××月××日出生，住址：××××××××××××××××××，公民身份号码：×××××××××。

笔者认为，考虑到申请人中有可能出现甲方、乙方等情形，如按上面第1种样式打印，那可能不对称、不美观，同时乱费纸张。如：
申请人：甲方：×××，男，××××年××月××日出生，住址：××××××××××××××××××，公民身份号码：×××××××××。
×××，女，××××年××月××日出生，住址：××××××××××××××××××，公民身份号码：×××××××××。
乙方：×××，男，××××年××月××日出生，住址：××××××××××××××××××，公民身份号码：×××××××××。
×××，女，××××年××月××日出生，住址：××××××××××××××××××，公民身份号码：×××××××××。

第3种样式打印格式显然不符合汉语语言规范。因此建议申请人有二人以上时统一采用第2种样式打印。
一个申请人为一段，不必再分段。如：

申请人：××××××××××××公司，营业执照编号：××××××，法定住所：××××××××××××，法定代表人：×××。

就只写成一段文字，而不必将“法定代表人：×××。”单独列出来作一段。当有委托代理人、关系人时，委托代理人、关系人则宜单独列一段。申请人、委托代理人、关系人中要表述出生日期时，则一律用汉字数字标全，“零”写“0”（文末的公证日期亦同）。在申请人、委托代理人、关系人等的基本情况表述完了后，不得空行与下文分开。
6、关于公证事项。在要素式公证书中，还有此项，应单列一行成一段，简明写清公证证明对象的名称或类别。具体名称或类别建议司法部或中国公证协会列出相应的“名称词表”或“类别词表”，以期规范。同时应注意在公证事项行（或段）后一定加上句号。
7、关于正文。
正文部分在格式制作上无特殊要求，需要注意的主要有以下几点：一是要素式公证书要注意视情形分段，如可分“申请人陈述与提供证明材料段——公证员核查情况段——沿引法律法规分析段——公证结论段”等。二是文中数字要视情形而定到底是用汉字数字还是阿拉伯数字。“公证书中的数字，除公证书编号使用阿拉伯数字外，其他数字一律使用汉字数字” 的说法显然大谬。例如：房产证编号、房产证中所列幢号、房号、建筑面积、土地使用证中所列丘（地）号，公证员有必要一定将其改成汉字数字来表述？手机号码、某电脑程序中一串长达几十上百个的阿拉伯数字等，试问，用汉字数字表述还会准确么？三是在沿引法律法规分析时不能简单写成根据某法，而应落实到具体条款上去。这一点是目前公证文书的最薄弱之处之一。四是正文下有附件时，应与上文空1行。只有一附件时，就写成：

附件：××××××××××××××××。

有两个及以上附件时，则写成：

附件：1.××××××××××××××××；
2.××××××××××××××××。

8、关于尾部。建议：公证处全称应上空1行，右顶格排列。“公证员”三字上下均空1.5行，左起空字10字。出证日期左起空12字。加盖公证处印章应端正、居中，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。目前，很多公证文书都是印章上弧勉强压在日期上，使得印章拖起好长，极不美观、严肃。
9、建议使用有公证文书一律要加盖钢印。钢印建议不要压在左下方，而是居中压在公证处全称的正中间。
10、关于其他。公证文书不得涂改、挖补，取消校对章。同时，对于当事人提供的作为公证文书一部分的材料，如委托书公证中的委托书，亦不得涂改、挖补。目前有些公证处采取在委托书涂改处由当事人加按指纹纠正，破坏了公证文书的严肃性与权威性，必须杜绝。试想，当事人在公证处当着公证员可因涂改而按指纹，当事人甚至其他人也可在拿到公证书后以同样的方法来做，轻则给公证文书的使用带来不便，重则给不法分子可乘之隙。